General Data Protection Regulation (GDPR) for Meyo Apartments guests.
- Bartlomiej Ochal Apartments, with its registered office at the following address: Rynek Główny 24/2, Krakow 31-008, NIP (Tax Identification Number): 5060016906, Regon (National Official Business Register Number): 360504285, hereinafter referred to as the “Apartments”, is the controller of personal data of Guests staying at Meyo Apartments.
- The Guest’s personal data are processed on the basis of a hotel services agreement concluded between the Guest and the Apartments. The purpose of personal data processing is the provision of hotel services or related services which are provided by the Apartments at the Guest’s request. Furthermore, the Guest’s personal data can be processed by CCTV used at the Apartments. The purpose of using CCTV is the protection of the Guest and other people staying at the premises of the Apartments or surrounding areas.
- Should the Guest provide his/her personal data referring to the preferences as to his/her stay or services to be provided, the Apartments can process such personal data for the purposes of improving the quality of provided services or ensuring the Guests’ comfort or providing additional services to the Guest. This also refers to the processing of sensitive data.The legal grounds for the processing of personal data for this purpose are the Apartments’ legitimate interests (Article 6, paragraph 1, point f of GDPR). The Apartments assessed the impact of actions undertaken for this purpose on the Guest’s privacy. Such assessment led to the conclusion that the processing of personal data under legitimate interests does not significantly affect the Guest’s privacy because such manner of processing of Guest’s personal data is to lead to the improvement of services provided by the Apartments, which is to bring benefits in the form of better comprehension of the Guest’s needs. Therefore, the Guest’s interests and privacy will not be infringed.
- Personal data can be also processed in order to conduct the procedure of Guest’s satisfaction surveys in connection with the services provided by the Apartments. The legal grounds for the processing of personal data for this purpose are the Apartments’ legitimate interests (Article 6, paragraph 1, point f of GDPR).
- The Apartments inform that the provision of personal data is a contractual as well as statutory requirement (when documenting sale to the Guest by means of a VAT invoice). The failure to provide personal data prevents the conclusion of an agreement with the Apartments and prevents the issue of a VAT invoice.
- The Hotel informs that each Guest has the right to access, amend and update his/her personal data. Each Guest has also the right to data portability, to object to data processing and to remove personal data if there are legal grounds for the above.
- Apartments inform that the Guest’s personal data will be stored for the entire period of hotel services provision to such Guest as well as that data will be stored until the statute of limitations expires for any claims, including tax and civil claims. However, personal details processed by CCTV will be stored for the period of 30 days unless, due to special circumstances (e.g. accident), CCTV footage has to be stored for a longer period of time, including for the entire period of any proceedings initiated under provisions of law.
- The Apartments inform that the Guest’s personal data may be disclosed to the following categories of recipients:
- Accounting companies cooperating with the Apartments,
- Law firms cooperating with the Apartments,
- Insurance companies cooperating with the Apartments,
- IT companies and companies ensuring IT support and IT infrastructure management for the Apartments,
- Courier and postal services,
- Travel agencies.
- The Apartments inform about the right to lodge a complaint with the supervisory authority about the manner of personal data processing.
- In the event of booking accommodation at the Apartments via travel agency or booking site, the category of Guest’s personal data submitted to the Apartments by such entities can include in particular: first name, surname, date of accommodation, email address or Guest’s telephone number. Information about the source from where the Apartments received the Guest’s personal data can be obtained at the Reception Desk.
Polityka prywatności obiektu Meyo Apartments
- Administratorem danych osobowych Gości Meyo Apartments jest firma :
Bartłomiej Ochal Apartments z siedzibą w Krakowie 31-008, Rynek Główny 24/2, NIP:5060016906, REGON: 360504285 zwana dalej „Apartamentami”.
- Dane osobowe Gościa są przetwarzane na podstawie zawartej pomiędzy Gościem a Apartamentami umowy o świadczenie usług hotelarskich. Celem przetwarzania danych osobowych jest świadczenie usług hotelarskich lub powiązanych usług , które na życzenie Gościa są świadczone przez Apartamenty. Ponadto, dane osobowe Gościa mogą być przetwarzane przez monitoring wizyjny wykorzystywany w Apartamentach. Celem stosowania monitoringu wizyjnego jest ochrona Gościa oraz innych osób przebywających na terenie Apartamentów lub w okolicy.
- W przypadku podania przez Gościa danych osobowych dotyczących preferencji odnośnie pobytu lub realizowanych świadczeń, Apartamenty mogą przetwarzać te dane osobowe dla celów poprawy jakości świadczonych usług lub zapewnienia komfortu Gościom bądź realizacji dodatkowych świadczeń na rzecz Gościa. Dotyczy to również przetwarzania danych wrażliwych.
Podstawą prawną do przetwarzania danych osobowych w tym celu jest usprawiedliwiony interes Apartamentów (art.6 ust.1 lit.f RODO). Apartamenty dokonały oceny wpływu działań podejmowanych w tym celu na prywatności Gościa. Ocena ta doprowadza do konkluzji, że przetwarzanie danych osobowych w ramach usprawiedliwionego interesu nie ingeruje zbytnio w prywatność Gościa, ponieważ taki sposób przetwarzania danych osobowych Gościa ma prowadzić do poprawy jakości świadczonych przez Apartamenty usług, co ma przynieść korzyści w postaci lepszego zrozumienia potrzeb Gościa. Dlatego też interesy i prywatność Gościa nie zostaną naruszone.
- Dane osobowe mogą być również przetwarzane w celu prowadzenia badań satysfakcji Gościa w związku ze świadczonymi przez Apartamenty usługami. Podstawą prawną do przetwarzania danych osobowych w tym celu jest usprawiedliwiony interes Apartamentów (art.6 ust.1 lit f RODO). Apartamenty dokonały oceny wpływu podejmowanych w tym celu działań na prywatność Gościa. Ocena ta doprowadziła Apartamenty do konkluzji, że przetwarzanie danych osobowych w ramach usprawiedliwionego interesu nie ingeruje zbytnio w prywatność Gościa, ponieważ taki sposób przetwarzania danych osobowych Gościa ma prowadzić do poprawy jakości świadczonych przez Apartamenty usług, co ma przynieść korzyści w postaci lepszego zrozumienia potrzeb Gościa.Dlatego też interesy i prywatność Gościa nie zostaną naruszone.
- Apartamenty informują, że podanie danych osobowych jest wymogiem umownym, jak i ustawowym ( przy dokumentowaniu sprzedaży dokonanej na rzecz Gościa fakturą VAT). Brak podanie danych osobowych uniemożliwia zawarcie umowy z Apartamentami , jak również uniemożliwia wystawienie faktury VAT.
- Apartamenty informują, że każdy Gość ma prawo dostępu do swoich danych osobowych oraz ich poprawiania i aktualizacji. Każdy Gość ma również prawo do przenoszenia danych , wniesienia sprzeciwu odnośnie przetwarzania oraz do usunięcia danych osobowych, jeżeli zachodzą ku temu podstawy prawne.
- Apartamenty informują, że dane osobowe Gościa będą przechowywane przez cały okres świadczenia usługi hotelarskiej na rzecz Gościa, jak również dane będą przechowywane przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń, w tym roszczeń podatkowych i cywilnych. Natomiast dane osobowe przetwarzane przez monitoring wizyjny będą przechowywane przez okres 30 dni, chyba że z uwagi na szczególne okoliczności (np. wypadek) zapis monitoringu będzie musiał być przechowywany dłużej , w tym przez cały czas ewentualnego postepowania prowadzonego na podstawie przepisów ustawy.
- Apartamenty informują, że dane osobowe Gościa mogą być ujawniane następującym kategoriom odbiorców:
- Firmom księgowym współpracującym z Apartamentami,
- Kancelariom prawnym współpracującym z Apartamentami,
- Firmom ubezpieczeniowym współpracującym z Apartamentami,
- Firmom informatycznym i firmom zapewniającym wsparcie i zarządzanie infrastruktury IT Apartamentów,
- Firmom kurierskim i pocztowym,
- Biurom podróży u których Apartamenty wykupują wycieczki w imieniu Gości.
- Apartamenty informują o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego nadzorującego sposób przetwarzania danych osobowych.
- W przypadku zarezerwowania noclegu w Apartamentach za pośrednictwem biura podróży lub portalu rezerwacyjnego, kategorie danych osobowych Gościa przekazane do Apartamentów przez te podmioty mogą obejmować w szczególności imię i nazwisko, datę pobytu, adres e-mail, numer telefonu Gościa. O dokładnym źródle , z którego Apartamenty pozyskały dane osobowe Gościa można uzyskać informację w Recepcji.
