Regulamin - Main Square Apartments

REGULAMIN REZERWACJI USŁUG NOCLEGOWYCH DROGĄ ELEKTRONICZNĄ

Wersja: 2026-01-30
Obowiązuje od: dnia publikacji w Systemie rezerwacji

1. Postanowienia wstępne

Niniejszy regulamin („Regulamin”) określa zasady korzystania z usługi elektronicznej polegającej na umożliwieniu Klientowi dokonania rezerwacji usług zakwaterowania w Obiekcie, w tym dokonania płatności, zmiany lub anulowania rezerwacji („Usługa”).
Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie w Systemie rezerwacji i może zostać utrwalony przez Klienta (np. zapis/druk). Na żądanie Klienta Usługodawca udostępni Regulamin w pliku PDF przesłanym na wskazany adres e-mail.
Korzystanie z Usługi wymaga dostępu do Internetu, aktualnej przeglądarki oraz aktywnego adresu e-mail.

2. Definicje

Usługodawca: BMI Property Group Sp. z o.o., Rynek Główny 24/2, 31-008 Kraków, KRS 0001159248, NIP 6762688601, REGON 541055427, e-mail: office@mainsquareapartments.pl, tel. +48 511 722 587.
System: system rezerwacyjny udostępniony na stronie internetowej Obiektu, umożliwiający złożenie rezerwacji.
Obiekt / Dostawca zakwaterowania: podmiot świadczący usługę zakwaterowania (noclegu) wskazany w procesie rezerwacji oraz/lub w potwierdzeniu rezerwacji.
Klient: osoba fizyczna (w tym konsument), osoba prawna lub jednostka organizacyjna, która korzysta z Systemu i dokonuje rezerwacji.
Rezerwacja: czynność dokonana w Systemie prowadząca do zawarcia umowy dotyczącej zakwaterowania w Obiekcie na wskazany termin, na warunkach taryfy/ceny wybranej przez Klienta.
Konsument: osoba fizyczna dokonująca czynności niezwiązanej bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową.
Siła wyższa: zdarzenie zewnętrzne, niemożliwe do przewidzenia i zapobieżenia (np. klęski żywiołowe, działania władz), uniemożliwiające wykonanie zobowiązań.

3. Rola Usługodawcy i zakres Usługi

Usługodawca świadczy usługę elektroniczną polegającą na:
a) umożliwieniu wyboru oferty zakwaterowania,
b) złożeniu Rezerwacji, jej zmianie lub anulowaniu,
c) umożliwieniu dokonania płatności.
Umowa zakwaterowania (noclegu) jest zawierana pomiędzy Klientem a Dostawcą zakwaterowania (Obiektem) na warunkach taryfy przedstawionej w Systemie i w potwierdzeniu Rezerwacji.
Jeżeli w danym przypadku Usługodawca działa jako pośrednik/agent Dostawcy zakwaterowania, informacja o tym wynika z procesu rezerwacji lub potwierdzenia Rezerwacji; Usługodawca może przyjmować płatności w imieniu Dostawcy zakwaterowania.

4. Warunki korzystania z Systemu i zawarcia umowy

Warunkiem złożenia Rezerwacji jest:
a) podanie danych wymaganych w formularzu (co najmniej: imię i nazwisko, e-mail, telefon),
b) akceptacja Regulaminu,
c) zapoznanie się z warunkami taryfy (w tym zasadami anulowania i płatności).
Klient zobowiązuje się do podania danych prawdziwych i aktualnych. Usługodawca/Dostawca zakwaterowania nie odpowiadają za skutki podania danych błędnych (np. brak możliwości wysłania potwierdzenia).
Zawarcie umowy/Rezerwacji: po złożeniu Rezerwacji Klient otrzymuje automatyczne potwierdzenie na e-mail. Z chwilą wysłania potwierdzenia Rezerwacji uważa się ją za dokonaną (z zastrzeżeniem dostępności i skutecznej płatności).
Usługodawca może odmówić przyjęcia Rezerwacji lub ją anulować, jeżeli:
a) brak jest dostępności,
b) płatność nie zostanie skutecznie dokonana w wymaganym czasie,
c) System wykryje nadużycie lub działania zagrażające bezpieczeństwu.

5. Ceny, płatności, faktury

Ceny prezentowane w Systemie są cenami brutto, o ile System nie wskazuje inaczej, i obejmują wyłącznie elementy opisane w danej ofercie.
Dostępne metody płatności oraz terminy płatności wynikają z wybranej taryfy i komunikatów w Systemie.
Jeżeli Klient żąda faktury VAT, powinien podać dane do faktury w trakcie składania Rezerwacji. Klient przyjmuje do wiadomości, że żądania wystawienia faktury zgłaszane po wymeldowaniu lub po dokonaniu sprzedaży zarejestrowanej paragonem bez NIP mogą nie zostać uwzględnione z przyczyn prawnych.

6. Zmiana i anulowanie Rezerwacji (polityka anulacji)

Zmiana/anulowanie Rezerwacji odbywa się poprzez link „Zarządzaj/Modyfikuj rezerwację” w e-mailu potwierdzającym lub zgodnie z instrukcją w Systemie.
O ile wybrana taryfa nie stanowi inaczej, obowiązują następujące zasady:
a) anulowanie najpóźniej 14 dni przed rozpoczęciem pobytu – bezkosztowe,
b) anulowanie później niż 14 dni przed rozpoczęciem pobytu – brak zwrotu,
c) no-show (niepojawienie się) – obciążenie pełną kwotą Rezerwacji.
Zwroty (jeżeli przysługują) są dokonywane na ten sam instrument płatniczy, z którego dokonano płatności, niezwłocznie po potwierdzeniu zasadności zwrotu; czas zaksięgowania może zależeć od operatora płatności/banku.
Jeżeli dana taryfa ma inne zasady anulowania/zmiany (np. „bezzwrotna”), pierwszeństwo mają warunki taryfy widoczne przy rezerwacji i w potwierdzeniu.

7. Prawo odstąpienia (konsument)

Klient będący konsumentem co do zasady ma 14 dni na odstąpienie od umowy zawartej na odległość, jednak prawo to nie przysługuje m.in. w przypadku umów o świadczenie usług w zakresie zakwaterowania, jeżeli umowa przewiduje świadczenie w oznaczonym dniu lub okresie.
W związku z powyższym, Rezerwacje zakwaterowania na określony termin nie podlegają ustawowemu prawu odstąpienia – zastosowanie mają zasady anulowania z pkt 6 lub warunki taryfy.

8. Obowiązki Klienta i zasady bezpieczeństwa

Klient zobowiązuje się korzystać z Systemu zgodnie z prawem i dobrymi obyczajami oraz nie podejmować działań mogących zakłócać jego działanie.
Usługodawca może zablokować dostęp (np. adres e-mail) w przypadku naruszeń Regulaminu lub bezpieczeństwa.

9. Odpowiedzialność

Usługodawca dokłada należytej staranności, aby System działał poprawnie, ale nie gwarantuje braku przerw technicznych.
Odpowiedzialność Usługodawcy za niewykonanie/nienależyte wykonanie Usługi elektronicznej jest ograniczona do szkody rzeczywistej, z wyłączeniem utraconych korzyści – o ile przepisy bezwzględnie obowiązujące nie stanowią inaczej.
Postanowienia ograniczające odpowiedzialność nie dotyczą szkód wyrządzonych umyślnie ani uprawnień konsumentów wynikających z przepisów bezwzględnie obowiązujących.

10. Reklamacje dotyczące Usługi elektronicznej

Reklamacje dotyczące działania Systemu i procesu rezerwacji (Usługi elektronicznej) można składać:
a) e-mail: office@mainsquareapartments.pl, lub
b) listownie: BMI Property Group Sp. z o.o., Rynek Główny 24/2, 31-008 Kraków.
Reklamacja powinna zawierać: imię i nazwisko/nazwę, e-mail użyty przy rezerwacji, opis problemu i żądanie.
Odpowiedź na reklamację zostanie udzielona w terminie 14 dni roboczych od otrzymania kompletnego zgłoszenia.

11. Pozasądowe rozwiązywanie sporów (konsument)

Konsument może skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń (ADR) na zasadach przewidzianych w przepisach.
Usługodawca informuje, że unijna platforma ODR została wyłączona w 2025 r., w związku z czym nie stanowi już kanału składania skarg.

12. Dane osobowe

Zasady przetwarzania danych osobowych opisuje Polityka Prywatności stanowiąca integralną część dokumentów udostępnianych Klientowi w Systemie.

13. Postanowienia końcowe

Prawem właściwym jest prawo polskie.
Spory rozstrzyga sąd właściwy według przepisów powszechnie obowiązujących; w przypadku konsumentów – według zasad ochrony konsumenta.
Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn (zmiana prawa, zmiana funkcjonalności Systemu, zmiana procesu rezerwacji). Zmiany obowiązują dla rezerwacji składanych po publikacji nowej wersji.

Polityka prywatności obiektu Meyo Apartments

Administratorem danych osobowych Gości Meyo Apartments jest firma :
Bartłomiej Ochal Apartments z siedzibą w Krakowie 31-008, Rynek Główny 24/2, NIP:5060016906, REGON: 360504285 zwana dalej „Apartamentami”.

Dane osobowe Gościa są przetwarzane na podstawie zawartej pomiędzy Gościem a Apartamentami umowy o świadczenie usług hotelarskich. Celem przetwarzania danych osobowych jest świadczenie usług hotelarskich lub powiązanych usług , które na życzenie Gościa są świadczone przez Apartamenty. Ponadto, dane osobowe Gościa mogą być przetwarzane przez monitoring wizyjny wykorzystywany w Apartamentach. Celem stosowania monitoringu wizyjnego jest ochrona Gościa oraz innych osób przebywających na terenie Apartamentów lub w okolicy.

W przypadku podania przez Gościa danych osobowych dotyczących preferencji odnośnie pobytu lub realizowanych świadczeń, Apartamenty mogą przetwarzać te dane osobowe dla celów poprawy jakości świadczonych usług lub zapewnienia komfortu Gościom bądź realizacji dodatkowych świadczeń na rzecz Gościa. Dotyczy to również przetwarzania danych wrażliwych.
Podstawą prawną do przetwarzania danych osobowych w tym celu jest usprawiedliwiony interes Apartamentów (art.6 ust.1 lit.f RODO). Apartamenty dokonały oceny wpływu działań podejmowanych w tym celu na prywatności Gościa. Ocena ta doprowadza do konkluzji, że przetwarzanie danych osobowych w ramach usprawiedliwionego interesu nie ingeruje zbytnio w prywatność Gościa, ponieważ taki sposób przetwarzania danych osobowych Gościa ma prowadzić do poprawy jakości świadczonych przez Apartamenty usług, co ma przynieść korzyści w postaci lepszego zrozumienia potrzeb Gościa. Dlatego też interesy i prywatność Gościa nie zostaną naruszone.

Dane osobowe mogą być również przetwarzane w celu prowadzenia badań satysfakcji Gościa w związku ze świadczonymi przez Apartamenty usługami. Podstawą prawną do przetwarzania danych osobowych w tym celu jest usprawiedliwiony interes Apartamentów (art.6 ust.1 lit f RODO). Apartamenty dokonały oceny wpływu podejmowanych w tym celu działań na prywatność Gościa. Ocena ta doprowadziła Apartamenty do konkluzji, że przetwarzanie danych osobowych w ramach usprawiedliwionego interesu nie ingeruje zbytnio w prywatność Gościa, ponieważ taki sposób przetwarzania danych osobowych Gościa ma prowadzić do poprawy jakości świadczonych przez Apartamenty usług, co ma przynieść korzyści w postaci lepszego zrozumienia potrzeb Gościa.Dlatego też interesy i prywatność Gościa nie zostaną naruszone.

Apartamenty informują, że podanie danych osobowych jest wymogiem umownym, jak i ustawowym ( przy dokumentowaniu sprzedaży dokonanej na rzecz Gościa fakturą VAT). Brak podanie danych osobowych uniemożliwia zawarcie umowy z Apartamentami , jak również uniemożliwia wystawienie faktury VAT.

Apartamenty informują, że każdy Gość ma prawo dostępu do swoich danych osobowych oraz ich poprawiania i aktualizacji. Każdy Gość ma również prawo do przenoszenia danych , wniesienia sprzeciwu odnośnie przetwarzania oraz do usunięcia danych osobowych, jeżeli zachodzą ku temu podstawy prawne.

Apartamenty informują, że dane osobowe Gościa będą przechowywane przez cały okres świadczenia usługi hotelarskiej na rzecz Gościa, jak również dane będą przechowywane przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń, w tym roszczeń podatkowych i cywilnych. Natomiast dane osobowe przetwarzane przez monitoring wizyjny będą przechowywane przez okres 30 dni, chyba że z uwagi na szczególne okoliczności (np. wypadek) zapis monitoringu będzie musiał być przechowywany dłużej , w tym przez cały czas ewentualnego postepowania prowadzonego na podstawie przepisów ustawy.

Apartamenty informują, że dane osobowe Gościa mogą być ujawniane następującym kategoriom odbiorców:

Firmom księgowym współpracującym z Apartamentami,

Kancelariom prawnym współpracującym z Apartamentami,

Firmom ubezpieczeniowym współpracującym z Apartamentami,

Firmom informatycznym i firmom zapewniającym wsparcie i zarządzanie infrastruktury IT Apartamentów,

Firmom kurierskim i pocztowym,

Biurom podróży u których Apartamenty wykupują wycieczki w imieniu Gości.

Apartamenty informują o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego nadzorującego sposób przetwarzania danych osobowych.

W przypadku zarezerwowania noclegu w Apartamentach za pośrednictwem biura podróży lub portalu rezerwacyjnego, kategorie danych osobowych Gościa przekazane do Apartamentów przez te podmioty mogą obejmować w szczególności imię i nazwisko, datę pobytu, adres e-mail, numer telefonu Gościa. O dokładnym źródle , z którego Apartamenty pozyskały dane osobowe Gościa można uzyskać informację w Recepcji.